对话示例：

场景：你需要取消已经安排好的会议，通知相关人员。

你：
「お疲れ様です、〇〇です。急なご連絡となり申し訳ありませんが、予定していた〇〇の会議をキャンセルさせていただきたいと思います。」
（辛苦了，我是〇〇。很抱歉突然联系您，我想取消原定的〇〇会议。）

相关人员：
「そうですか。何か理由があるのでしょうか？」
（是吗？有什么特别的原因吗？）

你：
「はい、急な事情が入ってしまい、どうしても会議を開催することができなくなりました。」
（是的，突然有了紧急情况，无法举办会议了。）

相关人员：
「わかりました。それでは、次の会議はどうしますか？」
（明白了。那么，接下来的会议怎么办呢？）

你：
「次回の会議については、改めて日程を調整させていただきます。ご迷惑をおかけしますが、ご了承ください。」
（关于下次会议，我会重新安排时间。给您带来不便，请见谅。）

相关人员：
「了解しました。新しい日程をお待ちしています。」
（明白了，我会等新的日程。）

你：
「ありがとうございます。新しい日程が決まり次第、すぐにご連絡いたします。」
（谢谢！新日期确定后，我会立刻通知您。）

相关人员：
「ありがとうございます。よろしくお願いします。」
（谢谢您，期待您的通知。）

通过这种方式，你可以清晰、礼貌地通知相关人员会议取消的情况，并表达歉意，同时说明后续的安排。