在日语工作邮件中，礼貌地跟进事项需要使用敬语，既要清晰表达跟进意图，又要避免让对方感到被催促或冒犯。以下是一个结构化的方法和具体表达示例，帮助你在邮件中礼貌地跟进：
跟进邮件的基本结构
- 寒暄与问候：以感谢或问候开场，拉近距离。
- 说明背景：提及之前沟通的内容或事项现状。
- 礼貌询问：用敬语询问进展或确认情况，语气柔和。
- 结尾：表达感激或期待回复，保持友好。
敬语表达示例
示例 1：跟进回复（对上司）
- 日语：
件名：〇〇件についてのご確認のお願い
〇〇部長
お疲れ様です。お世話になっております。□□です。
先日お送りいたしました〇〇件に関するメールにつきまして、まだご確認いただけていないかと存じます。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご都合のよろしい時にご返信いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
□□
- 翻译：
主题：关于〇〇事项的确认请求
〇〇部长
您辛苦了。承蒙关照。我是□□。
关于前些日子发送的〇〇事项相关邮件，似乎您尚未确认。在您百忙之中实在抱歉，能否在您方便时回复我？
麻烦您了，恳请多多关照。
□□
示例 2：跟进文件提交（对客户）
- 日语：
件名：提出書類の進捗についてのお伺い
株式会社△△
△△様
お世話になっております。株式会社□□の□□でございます。
先月〇〇日にお願い申し上げました書類の提出につきまして、その後のご準備のほどいかがでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、ご状況をお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
敬具
□□
- 翻译：
主题：关于提交文件进展的询问
株式会社△△
△△様
承蒙关照。我是株式会社□□的□□。
关于上月〇〇日请求的文件提交，之后准备情况如何？在您百忙之中打扰了，若能告知我进展我将很荣幸。
麻烦您了，谢谢配合。
敬上
□□
示例 3：跟进确认（对同事）
- 日语：
件名：〇〇プランについてのご確認のお願い
〇〇様
お疲れ様です。□□です。
先週お送りした〇〇プランについて、まだご確認いただけていないようですね。お忙しいとは存じますが、お手すきの際にご意見をいただければ助かります。
何かご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。よろしくお願いいたします。
□□
- 翻译：
主题：关于〇〇计划的确认请求
〇〇様
辛苦了。我是□□。
关于上周发送的〇〇计划，似乎你还没确认。我知道你很忙，若能在空闲时给我意见我会很感激。
如有疑问请随时联系我。谢谢配合。
□□
关键敬语表达
- 说明背景：
- 「先日お送りいたしました～につきまして」（关于前些日子发送的～）。
- 「まだご確認いただけていないかと存じます」（似乎您尚未确认）。
- 「その後のご準備のほどいかがでしょうか」（之后准备情况如何？）。
- 礼貌询问：
- 「ご返信いただけますでしょうか」（能否回复我？）
- 「お教えいただけますと幸いです」（若能告知我将很荣幸）。
- 「ご確認いただければ助かります」（若能确认我会很感激）。
- 缓和语气：
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」（在您忙碌中打扰了）。
- 「お手数をおかけいたしますが」（麻烦您了）。
- 「ご都合のよろしい時に」（在您方便时）。
注意事项
- 避免催促感：
- 用“ようでございます”（似乎）或“かと存じます”（我想），语气更间接。
- 具体化：
- 提及具体事项（如“〇〇件”“先週お送りしたプラン”）和时间（如“先月〇〇日”），方便对方回忆。
- 语气柔和：
- 用“でしょうか”或“いただければ幸いです”避免强硬感。
- 后续支持：
- 加“何かございましたらご連絡ください”（有事请联系我）或“ご確認のほどよろしくお願いします”（请确认），体现配合态度。
根据对象调整
- 对上司：语气更恭敬，如“ご都合のよろしい時にご返信いただけますでしょうか”。
- 对客户：加“誠に恐縮ですが”和“何卒よろしくお願い申し上げます”，突出专业性。
- 对同事：稍简洁但仍礼貌，如“お手すきの際にご意見をいただければ”。
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