「ファイリングシステムの必要性」

1.ファイリングとファイリングシステム

「ファイリング」とは、普通「必要なときにすぐ利用できるように、文書を整理しておくこと。」と定義されています。事務所などにおける「保管文書整理法」です。

これに対し、「ファイリングシステム」とは、文書の整理だけでなく、「文書をだれがどのように管理するのか。使用頻度が低くなった文書をどこに移して、どのように保存するのか、それを何年後に捨てるのか。」までをも含む、一連のシステムのことです。つまり「受け付けと分類→事務所内での保管や貸し出し→事務所外への移転と保存→廃棄までを標準化された方法によって行うための、一種の制度」ともいえます。(日本でこの意味に用いられる「ファイリングシステム」という言葉は、一種の和製英語.この分野の先進国アメリカでは“Records management”と呼ばれています。

具体的な内容に入る前に、ファイリングシステム導入の必要性と、導入メリットを考えてみましょう。

なお、以下で「文書」というのは、いわゆる「ビジネス文書」のみを指しています。資料類の整理法については他所に譲ります。

2.システム導入によるメリット

(1)不要文書の廃棄や、使用頻度が低い文書の他所への移転によって、高価なオフィススペースの有効利用環境改善が可能になる。また、保管文書が減り、必要文書にアクセスしやすくなる。

(2)分類整理管理保管の方法を標準化することによって、だれにでも容易に、しかも短時間で必要な文書が見つけられるようになる。事務能率の向上、人件費の節約につながる。

(3)文書の私物化を許さないので、重複保管がない。その上、文書の廃棄が容易になる。(前任者の残した文書類が、捨てるに捨てられず、不要なのに置いてあることがよくある。「ひとのもの」は捨てづらいからである。)

(4)文書の共有によって、個人が持つ貴重な知識情報が、会社の共有財産となる。これがファイリングシステムの究極の目的。

「システム導入の実際」

1.システム導入の手順

システム導入は以下の手順で行われます。(各項目については後述)

(1)文書管理単位の決定

(2)不要文書の廃棄

(3)文書を「課の共有物」として整理

(4)ファイルをばらして「フォルダー」に入れ替える

(5)使いやすいまとめ方、並べ方の検討

(6)文書の貸し出し制度、「仕掛かり文書」の管理、置き換え移し変えの方法、廃棄基準の設定など、「維持管理」の方法の整備

(7)見直しと改善

2.文書管理単位の決定

「文書をどこが持っているか」ということ。現在は、「個人が持っている」状況で、個人にとっては便利でも、管理が行き届かないという欠点があります。この正反対がセントラルファイリングといわれるもので、全社の文書を1カ所に集めて集中管理する方法。この場合、管理は完璧になりますが、そのつどセンターまで文書を取りに出向かなければならず、使う側にとっては大変不便なものになります。

この中間で、「管理もある程度十分できて、しかも使い勝手がよい」という単位は、日本の会社組織でいえば“課”だとされています。

「組織をいくつかの「ファイル保管単位」に分け(通常は課)、各所に責任者をおいて、よく使う文書の保管と管理を任せます。全体の統制は文書課で行う」という方式を「分散ファイル集中管理」と呼んでいます。

現在は、この方式をとるところが多いようです。

3.不要文書の廃棄

保管単位が決まったら(ここでは課として話をすすめる)、まず最初に課の全員が取り組まなければいけないのが、不要文書を捨てること。アメリカでの調査結果や日本でのシステム導入の経験から、次のようなことがわかっています。

すぐ捨ててかまわないもの 50%

捨てられないが事務所に置いておく必要はないもの 30%

事務所に置く必要があるもの 20%

まず各人が自分のファイルをチェックして不要文書を捨てることから始めます。「半分は捨てる」を目標に。以下が不要文書の目安です。

(注)商法などで法的に保存年限が決められているものは、それに従うこと。捨てる前に要チェック。

(1)1年以上前のもので、自分の課の本務ではないもの。その仕事を主管している課が持っているはず。

(2)自課の本務のものでも、1年以上見たことがないものは捨ててもまず大丈夫。(米国の調査によると、文書利用100回のうち、1年以内の文書が99回、半年以内の文書が90回。つまり、1年以上前の文書が必要とされる確率は、たったの1%)

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