1 開催連絡は正しく伝えているか
2 配付資料は、わかりやすく簡潔か
3 資料の事前配布はよいか
4 課題ごとの時間配分は適切か
5 討議課題の討議角度を示しているか
6 決定に持ち込む課題の根回しは十分か
7 定刻前に全員そろっているか
8 開会の前置きは長すぎないか
9 前回の議事内容を確認しているか
10 わかりやすい議事の説明
11 全員が、十分理解したかの確認をしているか
12 司会者として意見を言いすぎていないか
13 ときどき要点をまとめて確認をしているか
14 会議の混乱をうまくさばいているか
15 まんべんなく発言させているか
16 会議のムードをこわす離席は多くないか
17 あなたは課題ごとに結論を要領よくまとめ、皆の確認を得ているか
18 討議打切りのタイミングはよいか
19 全体の時間調整はうまくやれているか
20 結論は実施に移せる形か
21 あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか
22 議事録を作成し、参加した人に配布しているか
会議参加者の心得
会議のレベルアップには、参加者の自覚、積極性が必要です。時間の励行はもちろんのこと、会議中のマナー、発言する場合の心得などについて、自己远悉颏筏皮撙蓼筏绀Α
1 意見を述べる場合
(1)全員に聞こえるように話し、リーダーに対してではなく、グループに向かって意見や考えを述べる。
(2)質問に対して的はずれな意見を述べない。
(3)呼んだり聞いたりした記憶の繰り返しではなく、十分に自分が理解していることを表現する。
(4)特別なケースを除いて、反対のための反対をしたり、他の者に同調するような意見は述べない。
(5)個人の人格を傷つけるようなことを言わないようにする。
(6)隣のメンバーとこそこそ話(side discussion)をしない。
(7)無理に我意を主張しない。
2 討議の場合の態度
(1)虚心坦懐であること。
(2)他人のアイデアを受け入れること。
(3)自由な表現をすること。ただし、意見を発表する場合、過激な言葉を用いないこと。自分の意見、他人の意見を熟慮すること。
(4)相互に信頼の上に立つこと。
(5)協力の精神をもち、寛容の態度を示すこと。
(6)熱心に参画すること。ただし、興奮しないこと。興奮して発表する見解には、往々偏見があることを知ること。
3 時間の励行
(1)開始時間に遅れないようにすること。開始時刻に遅れることは、すでに出席している者に、自己を主張していると誤解される危険がある。
(2)会議中は、時間を尊重し、他人と同様、自分の時間も空費しないこと。
(3)会議中はやむをえない所用のないかぎり、席をはずさないこと。
※「会議の主役はリーダーでなく、参加者自身である」
会議事前前準備チェックリスト
会議事前準備にあたっては、あらかじめ次のようなチェックリストを用意し、万全な態勢を整えておきましょう。
1.会議案内チェックリスト
□ 会議の目的、テーマ
□ 会議開催予定日時
□ 場所
□ 参加予定者(出欠は会議前日までに確認.原則として代理出席は認めない)
□ 資料の有無(資料がある場合は、事前に参加者に配布しておく)
□ 主催者連絡先(担当者名、TEL)
2.会場準備チェックリスト
□ OHP、マイクなどの設備は正常に動くか、調節はしてあるか
□ OHP、マイクはすぐ使用できるよう調節してあるか
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□ チョークは3色以上よういされているか
□ 照明、空調のコントロール方法などはわかっているか
□ 照明、空調など、室内の環境は適当か
□ 机、いすは適切なものか
□ 座席は、参加予定人数よりも少し多く設けてあるか
□ テーブルのレイアウトは適切か
□ 受付場所は適当か
□ 参加者に会議者がわかるよう、看板、案内札などを準備したか
□ 配付資料やOHPシートは、そろっているか
□ 議事次第、進行予定表、参加者リストは、そろっているか
□ 主催者側の役割分担(議長、伝言係、設備コントロール係、資料配付係など)は、明確になっているか
□ 食事やお茶などの手配は、済ませているか
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