コミュニケーションに不可欠なビジネスメールには、マナーがあることをしっかり覚えておこう。知らずにいると恥をかくだけでなく、大きな損失につながることも…。
请牢记交往中不可或缺的商务邮件的礼仪吧。不知道的话不仅会出丑,还可能造成巨大的损失……
(1)宛先
BAD:A社のサトウさんに送るはずがB社のサトウさんに送ってしまった!
GOOD:宛先間違いは絶対NG!アドレス帳には会社名と敬称もつけて登録し、送信前には必ず確認しよう
(1)邮件地址
BAD:要发给A公司的佐藤的邮件错发给了B公司的佐藤!
GOOD:邮件地址绝对不能错!在地址薄上加上公司名称和尊称,发送之前一定要确认。
(2)CC BAD:顧客100名のアドレスをCCに入れてダイレクトメール送信!
GOOD:CCは同じメールを複数に送るとき便利だが、全員のアドレスが表示されてしまうため個人情報の流出に注意
(2)抄送
BAD:抄送100名客人的邮箱地址发送商品邮件!
GOOD:尽管把邮件抄送给多人很方便,可是这样会显示所有收信人地址,要注意个人信息的泄露。
(3)BCC
BAD:どんなメールもBCCで上司に送っていたら怒られてしまった!
GOOD:他の受信者に知られず送信できるBCC。報告を兼ねて使うのはいいが大切な報告や共有は口頭で
(3)BCC(秘密抄送)
BAD:不管什么邮件都BCC给上司,结果被骂了!
GOOD:BCC发送可以不被其他收信人看到。兼带报告的使用倒是不错,不过重要的报告和共享信息还是亲口说更好
(4)件名
BAD:件名を入れずに送ったら読まずに捨てられていた!
GOOD:毎日何十通ものメールを受け取る人は、件名で優先度の判断をする。漠然とした件名は迷惑メールと思われる可能性も
(4)邮件主题
BAD:发送时没写主题,于是看都没看就被跳过了!
GOOD:每天收到几十封邮件的人会根据主题来决定优先顺序。含糊不清的主题可能让人觉得是垃圾邮件。
(5)添付
BAD:画像データを10点送りたいのにエラーが出て送れない!
GOOD:添付ファイルの容量には制限がある場合も。分割か圧縮して送ろう。相手先サーバーにより容量は異なるから注意
(5)附件
BAD:想添加10个图像文件,可却显示错误无法发送!
GOOD:有的邮箱对附件大小有限制。请分开或是压缩后再发送吧。根据对方服务器不同,大小容量也有差异,请注意。
(6)宛名
BAD:取引先担当者の名前を間違えたまま送ってしまった!
GOOD:名前の間違いは失礼なこと。会社名?敬称も省略せずに入力しよう。相手の署名をコピーするのが簡単で確実だ
(6)收信人姓名
BAD:把客户公司负责人的名字写错了给发出去了!
GOOD:弄错名字是失礼的事情。公司名称和敬称也不要省略,要写完整。复制对方签名最省事也最准确。
(7)挨拶?名乗り
BAD:「拝啓 時下益々…」など挨拶だけで長文に!
GOOD:基本的には「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」といった簡単な挨拶でOK。その後、自分の名前を入れよう。
(7)问候和自报家门
BAD:“敬启:祝您更加……”之类的过场话写出来就长了!
GOOD:通常写“一直以来多蒙关照”“您辛苦了”等简单问候就OK。然后再写上自己的名字。
(8)署名
BAD:絵文字を多用した署名で送ったら「ふざけているのか?」と怒られた!
GOOD:署名は複数用意して使い分けるといいだろう。会社のURLや新サービスなどの情報を添えるのもお勧め
(8)署名
BAD:有人用了很多颜文字署名后发送,结果被骂“你在闹着玩吗?”
GOOD:多准备几个署名来区分使用更好。也可以加上公司网址和新业务等的信息。