受付の仕方

「名刺の受け方」

来客に気づいたら、まず椅子から立ち上がり、「いらっしゃいませ」と一礼する。名刺は両手でていねいに受け取る。客にとって名刺は自分の分身である。粗末に扱われたり、無造作に置かれたりするのは不愉快である。またいつまでも手に持っていたり、上司に渡すのを忘れたりすることもある。管理には十分心がけよう。読み方がわからない場合には、相手に確認をする。

「アポイントメントのある客」

予約表を前もって確認し、予約の時間の前後はそのために気配りをする。準備ができていれば、早めに来訪された場合にもあわてないで応対ができるし、遅れている場合には、適切な措置を講ずることもできる。次の順序に従って応対をしてみよう。

(1)お待ちしていたことを表すことばであいさつをする。

いらっしゃいませ、お待ちいたしておりました。

いらっしゃいませ、うけたまわっております。

(2)上司に来訪を告げ、応接室に案内をする

○時にお約束の○○様がお見えになりました。お通ししてよろしいでしょうか。

ご案内いたします、こちらへどうぞ。

(3)客を待たせるとき

上司にメモで来訪を知らせ、終了時間を聞く。

あいにく会議(または前の面会者)が長引いておりまして、大変申し訳ございません。

○分ほどで終わると思いますが、お待ちいただけますでしょうか。

お読物を用意いたしました。よろしかったらどうぞ。

代理の○○がお話しさせていただきますがよろしいでしょうか。

(4)客の来訪が遅れている場合

相手の会社へ電話をいれ、到着時間の予測をたてる。

上司に○分程度遅れる旨を連絡する。

その後のスケジュールに影響がある場合には前もって連絡をしておく。

「アポイントメントのない客」

まずあいさつをして名刺を受け取るまでは同じである。しかし不意の客に対しては適切な受付が出来るよう、日頃から気を配っておくことが大切である。次の順序に従って応対してみよう。

(1)用件を聞く

失礼ですが、どのようなご用件でしょうか。

誰に面会をご希望でございますか。

おいそぎでしょうか。

(2)上司に連絡をとる

調べてまいりますので少々お待ちくださいませ。

(席をはずし、客の目の前で電話をするのは避ける。)

(3)取次ぐ場合

お待たせいたしました、お話をうけたまわるとのことでございます。ご案内いたしますのでこちらへどうぞ。

(4)断る場合

申し訳ございません、ただいま会議中でこざいまして席をはずせません。あらためてお約束願えますでしょうか。

調べて参りましたが見当たりません。後ほどこちらからご連絡させていただきますので、お電話番号をお願いいたします。

申し訳ございません、社内の規定によりお断りすることになっております。ご了承くださいませ。

(5)上司が不在の場合

申し訳ございません。ただいま外出しております。○時には戻る予定ですので、こちらからご連絡いたします。念のためお電話番号をお願いいたします。

お言づけがございましたらうけたまわります。