在对日软件开发过程中，邮件是与日方交流最为重要的手段之一。写好日文邮件可以让我们在商务交往中如鱼得水，从容应对各种问题。另外，使用邮件能够将重要的交流信息形成文字，保存下来，以备今后查阅～

【例文】

田中 部長殿：

いつもお世話になっております。

○○SOFTの張です。

上海ご来訪なさることで大変嬉しく思っております。

2007年度下期には御社から絶大なご厚情を頂き、心から感謝しております。

また、今まで弊社に対するご支援、ご指導どうもありがとうございました。

ご提案の＊＊＊プロジェクト開発における課題などの議論·交流はぜひよろしくお願いいたします。

2008年上期の発注計画については了解いたしました。

既存問題をうまく改善することで、御社からの発注拡大のチャレンジ立ち向かう覚悟でございます。これからも引き続きよろしくお願い申し上げます。

4月上旬に2008年上期の委託実績、開発課題、今後の組織体制などをそちらに送付する予定です。

では、4月21日のご来訪楽しみにしております。

以上

○○SOFT

ソフトウェア開発部

張××

電話番号：12345678

ファックス番号：87654321

ホームページ：...

【译文】

田中部长：

一直以来承蒙关照，我是○○软件的小张。

得知您将来访上海，非常高兴。

2007年下半年，承蒙贵公司的关照，在此由衷地表示感谢。

同时对您多年以来给予我们的支持与指导表示感谢。

如您建议，关于开发过程中的课题，我们非常愿意跟贵公司进行探讨和沟通。

另外，关于2008上半年的订货计划，我们已经很清楚了。我们将努力改善现有的问题，来迎接贵公司增加订货的挑战。希望得到贵公司一如既往的支持和帮助。

4月上旬，我们将给贵公司发送2004上半年委托实际业绩，开发课题，今后的组织体制等资料。

最后，期盼您4月21日的来访。

就此

○○SOFT

软件开发部

张××

电话号码：12345678

传真号码：87654321

主页：...

【简略要点】

邮件大致分3部分：对方姓名、主要目的及内容、署名

1）对方姓名一般写姓、尊称，用「殿」还是用「様」要看情况，一般「様」可以用的范围比较广，男女都可以用，「殿」只用于男性。有职位的可写上职位，比如部長、課長等，也可以带上部门，比如：×××部 ○○部長様

2）主要内容前面一般会有句客套，然后自报家门说明自己是谁。比如：いつもお世話になっております。○○SOFTの張です。

3）邮件内容简明扼要、不宜太长，尽量使用日方常用的词汇，不能用中文或特殊符号，以免产生乱码。

4）最后就是自己的署名，一般公司都会有正规签名模板，在outlook等收发邮件工具中设置好就可以了。