業務レポート

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○山○男 　　　　　　　　　　　○○工場ヒアリング報告 　1.　日　時　　　平成○年○月○日 　2.　場　所　　　○○工場（○○県○○市） 　3.　本部担当　　　○山○男 　4.　工場担当　　　○谷○子（管理部生産科課長） 　5.　目　的 　　①次期主力商品「○○」の生産ラインに導入された新シス 　　　テム及び改善に関する意見聴取 　　②派遣社員のトレーニングカリキュラムの意見聴取 　6.　内　容 　　①○谷課長より、新システムの概略説明を受けた。現状 　　　では、稼働が短く大量注文等に対応できないとのこと。 　　②派遣社員の入替時期が集中する傾向があるとのこと。 　7.　提　案 　　上記2点の改善については、本部戦略のひとつであるスピ 　　ード出荷に直接影響することを勘案し、早急なる対策を講 　　じる必要がある。

Point ●日時等データ部分は、特に正確な記述を心がける。 ●事実が明確に伝わるよう簡潔にまとめる。

　稟議書

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○山○男 　　　　　　　　　ノート型パソコン増台について 　表記案件について、ご検討いただきたくお願い申し上げます。 　購入理由 　　現在第2営業部では、顧客プレゼン用に5台のノート型パソ 　コンを活用しているが、人員の増員によりローテーションが困 　難になってきている。 　1.　品　目　　ノート型パソコン 　2.　価　格　　189,000円　×　2台 　3.　購入期限　　平成○年○月○日 　4.　管理者　　○山○男

Point ●購入理由及び「購入しないｌことによる不利益」はできるだけ具体的に記述する。 ●カタログ等がある場合、添付する。

　会議開催通知

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　 　　第7回広報委員会について 　　下記要領にて、第7回広報委員会を開催いたしますので、ご 　出席のほどよろしくお願いいたします。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　日　時　　　平成○年○月○日　11時～13時 　場　所　　　本社大会議室 　出　席　　　広報委員及び、○○営業部長 　協議事項 　　・「社内報」10月号編集予定 　　・新年講演会テーマについて 　　・ホームページリニューアルについて 　※お問い合わせ等に関しては○山までご連絡ください。

Point ●日時、場所、協議内容を簡潔に明記する。 ●当日使用する資料などがあれば、同封したほうが当日の進行がスムースになる。

　議事録

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　第3回店舗管理者会議議事録 　日　時　　　平成○年○月○日　17時～19時 　場　所　　　本社大会議室 　出　席　　　○下統括部長、○島スーパーバイザー、 　　　　　　　　○山、○田、○川、○木店長 　報　告 　　①○下部長より、タイ工場視察の報告があった。 　　②各店舗店長から、月次売上等の報告があった。 　協　議 　　①現在進行中のアクションプランが5月をもって終了する 　　のに伴い、新たな企画について協議ばなされ、「女性に優 　　しい店舗づくり」をコンセプトに、今後具体的企画を策定して 　　いくことになった。 　　②前回協議されたPOPの統一について、デザイン部作成の 　　見本が提出され、検討の結果A案が採用されることになった。 　その他 　　①○田店長から、退職の挨拶があった。 　　②次回開催日が決定した。

Point ●当該催事から時間を置かずに作成することが望ましい。 ●決定事項や発言要旨を確認する必要がある場合は、出席者へ回覧し承認を得る。

　申請書

会議室使用申請書 　申請日　　平成○年○月○日 　申請者　　○○部○○課　○山○男 　使用施設　　小会議室 　利用日時　　平成○年○月○日　13時～15時 　催事名　　　 営業勉強会 　出席者　　　 ○谷営業部長、○川営業課長、営業部員（16名） 　使用器具　　マイク、録音機、プロジェクタ、レーザポインタ、 　　　　　　　　　ホワイトボード 　その他　　 　14時に弁当の搬入あり（○○弁当）

Point ●机の配置等が必要な場合は略図を加える。 ●使用頻度が高い場合は、テンプレート化しておくとよい。

　　報告書

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○山○男 　　　　　　　　清涼飲料アンケート調査報告書 　1.　名　称　　　平成○年度清涼飲料調査 　2.　期　間　　　平成○年○月○日～○月○日 　3.　地　域　　　首都圏 　4.　対　象　　　性別、年齢、職業（層化3段抽出）　7,000名 　5.　事　項　　　1）購買頻度　2）種別　3）購買メーカ　等 　6.　目　的 　　　　紅茶飲料開発に先立ち、消費者の嗜好及び購買行動に 　　　　関する実態データを収集 　7.　予　算　　　定款事業規定2条3項に準拠 　8.　備　考　　　□□リサーチ社、アルバイト50名 　9.　結　果　　　調査結果サマリーについては、添付①を参照。 　　　　　　　　　　各事項詳細については、添付②、③を参照。

Point ●簡便なものを除いて、日時等データ部分と、具体的報告内容とは別紙にすること。 ●サマリーや所感を加えると、概要の把握がスムースになる。

　　始末書

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○山○男 　　　　　「無事カエルキーホルダー」価格誤記について 　概　略 　　平成○年○月に発行のカタログにおいて、「無事カエルキー 　ホルダー」の価格を誤記（正500円→誤50円）したことに気が付 　かず発行。顧客の指摘により3日後訂正したが、それまでの注 　文50個については50円で販売することとなった。 　原　因 　　発行前の最終チェック方法に欠陥がありました。 　対　応 　　上記案件により、金銭的損失はもとより顧客の信用を損ねて 　しまったことは、すべて私の不注意によるものと反省し、ここに 　お詫び申し上げる次第です。今後は、カタログのデータ入力か 　ら編集、校正段階に至るまで一連のプロセスを再確認し新たな 　方法を考案し、同様の瑕疵が起こらない体制を確立いたします。

Point ●ただ謝罪するだけのものにせず、原因分析と方策検討を記載する書式とする。 ●複数によるミスの場合は、代表者連名とする。

　　送別会通知

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○山○男 　　　　　　　　　　△田△美さんを送る会 　　長年、経理部で活躍されてきた△田△美さんが、この度ご 　結婚を機に退職されることになりました。親睦会では、これま 　での感謝と今後のご活躍を祈念し、皆様のご参加を得て「送 　る会」を開催いたしたいと存じます。 　　つきましては、下記フォームにご記入いただき○月○日まで 　に、○山までご提出いただきたくお願いいたします。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　　　1.　日　時　　　平成○年○月○日 　　　2.　場　所　　　□□屋（住所・TEL） 　　　3.　費　用　　　5,000円 　　＊＊＊＊＊＊＊＊＊　キ　リ　ト　リ　＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 　　　参加・不参加 　　　氏名

Point ●催事等の場合、概要が決定したら速やかに通知を出す。 ●イラスト等を使用しても良い。

　　執筆依頼

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　広報部　○山○男 　　　　　　　　　　　原稿執筆のお願い 　　平素より当広報部にご協力いただき深謝いたします。 　　このたび社内報『ABC』において、「私の故郷」と題する新コー 　ナーを4月号より新連載する運びとなりました。 　　つきましては、下記要領にて執筆いただきたく存じます。 　　ご多用中恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げ 　　ます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　1.　内　容　　　故郷の思い出、懐かしい出来事等 　2.　分　量　　　600字 　3.　期　限　　　平成○年○月○日 　※お問い合わせ等は、広報部までお願いいたします。

Point ●唐突な依頼は避け、事前に了解を得ておく。 ●例文のようなケースでは、所属長に人選を依頼するのも良い。 ●記事見本等がある場合は同送する。

　　アンケート依頼

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　商品開発部　○山○男 　　　　　　　　　　　アンケートご回答のお願い 　　平素より当商品開発部にご協力いただき深謝いたします。 　　先般の役員会決定を受け、販売に先立ち新開発商品につい 　てアンケートを実施する運びとなりました。。 　　つきましては、下記要領にてご回答いただきたく存じます。 　　ご多用中恐縮ではございますが、ご協力のほどよろしくお願 　い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　1.　回　 答　　　別紙、調査票にご記入ください 　2.　期　 限　　　平成○年○月○日 　3.　回　 収　　　期限までに回収に伺います 　3.　その他　　　結果は、平成○年○月○日に公表 　※お問い合わせ等は、商品開発部までお願いいたします。

Point ●調査項目を精査し、簡易な回答から必要な要素を抽出できる質問事項を考案する。 ●集計の能率を考慮した形式とする。 ●文例のように、結果公表や回収方法の簡便化等によって、回収率を上げる工夫をする。

　　健康診断通知

平成○年○月○日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　総務部　○山○男 　　　　　　　　　　　健康診断実施のお知らせ 　　平素より当総務部にご協力いただき深謝いたします。 　　さて、下記要領で健康診断を実施することとなりましたの 　でお知らせいたします。 　　なお、日時についてご都合が悪い場合には、総務部まで 　ご連絡いただきますようお願い申し上げます。 　　ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　　1.　日 　時　　　平成○年○月○日 　　2.　場 　所　　　保健健康センター 　　3.　その他　　　受診票持参のこと 　　・受付は9時から11時となっています。 　　・40歳以上の方は、胃部検査の対象となります。

Point ●規模が大きい企業の場合は、各部署の受診スケジュールを記載しておく。 ●文例のように注意事項を明記し、速やかな受診がなされるよう配慮する。

　　休職届

平成○年○月○日 　　総務部長　○山○男 殿 　　　　　　　　　　　　　　休　職　届 　　この度、病気治療のため休職いたしたくお願い申し上げます。 　　1.　事　 由　　　胃部手術及び療養 　　2.　期　 間　　　平成○年○月○日～○月○日 　　3.　添　 付　　　診断書 　　4.　連絡先　　　□□総合病院　　住所・電話 　　　　　　　　　　　 自宅　　　　　　　　住所・電話 　　　　　　　　　　　　　　所　属 　　　　　　　　　　　　　　役　職 　　　　　　　　　　　　　　氏　名　　　　　　　　　　　　　　　　　　印

Point ●休職理由別に複数フォームを用意し、必要書類等を把握しておく。 ●緊急連絡や報告必須事項等、休職者へ手渡す注意事項を記載した書類を準備しておくのも良い。