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商业文书(社内部分)

作者:佚名  来源:本站原创   更新:2004-9-27 22:30:00  点击:  切换到繁體中文

業務レポート


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男


           ○○工場ヒアリング報告

 1. 日 時   平成○年○月○日
 2. 場 所   ○○工場(○○県○○市)
 3. 本部担当   ○山○男
 4. 工場担当   ○谷○子(管理部生産科課長)
 5. 目 的
  ①次期主力商品「○○」の生産ラインに導入された新シス
   テム及び改善に関する意見聴取
  ②派遣社員のトレーニングカリキュラムの意見聴取
 6. 内 容
  ①○谷課長より、新システムの概略説明を受けた。現状
   では、稼働が短く大量注文等に対応できないとのこと。
  ②派遣社員の入替時期が集中する傾向があるとのこと。
 7. 提 案
  上記2点の改善については、本部戦略のひとつであるスピ
  ード出荷に直接影響することを勘案し、早急なる対策を講
  じる必要がある。

Point


●日時等データ部分は、特に正確な記述を心がける。

●事実が明確に伝わるよう簡潔にまとめる。


 企画書


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男


                新商品開発企画案

 考 察
   健康は高齢化社会のキーワードであり、これまでも当セク
  ションでは「○○」をはじめ主に室内運動商品を開発してきた。

 提 案
   今後さらなる展開を図るべく、上記分野の先進国であるア
  メリカで現在注目されている、微電流を利用した新しい運動
  器具の開発を提案したい。

 概 要

 ◎コンセプト 「5分でできる楽々運動」

 ○担当部署  第二開発部及びデザイン部
 ○予定期間  平成○年○月~○月
  ・・・・・

Point


●概要やスケジュールを可能な限り具体的に示す

●「なぜこの企画が必要か」伝わる工夫をする

●見込み売上や予算等については、別に試算表を添付する。



 稟議書


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男


         ノート型パソコン増台について

 表記案件について、ご検討いただきたくお願い申し上げます。


 購入理由

  現在第2営業部では、顧客プレゼン用に5台のノート型パソ
 コンを活用しているが、人員の増員によりローテーションが困
 難になってきている。


 1. 品 目  ノート型パソコン

 2. 価 格  189,000円 × 2台

 3. 購入期限  平成○年○月○日

 4. 管理者  ○山○男

Point


●購入理由及び「購入しないlことによる不利益」はできるだけ具体的に記述する。

●カタログ等がある場合、添付する。



 会議開催通知


                           平成○年○月○日



             第7回広報委員会について

  下記要領にて、第7回広報委員会を開催いたしますので、ご
 出席のほどよろしくお願いいたします。



                   記

 日 時   平成○年○月○日 11時~13時
 場 所   本社大会議室
 出 席   広報委員及び、○○営業部長
 協議事項
  ・「社内報」10月号編集予定
  ・新年講演会テーマについて
  ・ホームページリニューアルについて

 ※お問い合わせ等に関しては○山までご連絡ください。

Point


●日時、場所、協議内容を簡潔に明記する。

●当日使用する資料などがあれば、同封したほうが当日の進行がスムースになる。



 議事録


                           平成○年○月○日

           第3回店舗管理者会議議事録

 日 時   平成○年○月○日 17時~19時
 場 所   本社大会議室
 出 席   ○下統括部長、○島スーパーバイザー、
        ○山、○田、○川、○木店長
 報 告
  ①○下部長より、タイ工場視察の報告があった。
  ②各店舗店長から、月次売上等の報告があった。

 協 議
  ①現在進行中のアクションプランが5月をもって終了する
  のに伴い、新たな企画について協議ばなされ、「女性に優
  しい店舗づくり」をコンセプトに、今後具体的企画を策定して
  いくことになった。
  ②前回協議されたPOPの統一について、デザイン部作成の
  見本が提出され、検討の結果A案が採用されることになった。

 その他
  ①○田店長から、退職の挨拶があった。
  ②次回開催日が決定した。

Point


●当該催事から時間を置かずに作成することが望ましい。

●決定事項や発言要旨を確認する必要がある場合は、出席者へ回覧し承認を得る。



 申請書



          
    会議室使用申請書



 申請日  平成○年○月○日

 申請者  ○○部○○課 ○山○男

 使用施設  小会議室

 利用日時  平成○年○月○日 13時~15時

 催事名    営業勉強会

 出席者    ○谷営業部長、○川営業課長、営業部員(16名)

 使用器具  マイク、録音機、プロジェクタ、レーザポインタ、
         ホワイトボード

 その他    14時に弁当の搬入あり(○○弁当)

Point


●机の配置等が必要な場合は略図を加える。

●使用頻度が高い場合は、テンプレート化しておくとよい。



  報告書


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男


        清涼飲料アンケート調査報告書


 1. 名 称   平成○年度清涼飲料調査
 2. 期 間   平成○年○月○日~○月○日
 3. 地 域   首都圏
 4. 対 象   性別、年齢、職業(層化3段抽出) 7,000名
 5. 事 項   1)購買頻度 2)種別 3)購買メーカ 等
 6. 目 的
    紅茶飲料開発に先立ち、消費者の嗜好及び購買行動に
    関する実態データを収集
 7. 予 算   定款事業規定2条3項に準拠
 8. 備 考   □□リサーチ社、アルバイト50名
 9. 結 果   調査結果サマリーについては、添付①を参照。
          各事項詳細については、添付②、③を参照。

Point


●簡便なものを除いて、日時等データ部分と、具体的報告内容とは別紙にすること。

●サマリーや所感を加えると、概要の把握がスムースになる。



  始末書


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男


     「無事カエルキーホルダー」価格誤記について

 概 略
  平成○年○月に発行のカタログにおいて、「無事カエルキー
 ホルダー」の価格を誤記(正500円→誤50円)したことに気が付
 かず発行。顧客の指摘により3日後訂正したが、それまでの注
 文50個については50円で販売することとなった。

 原 因
  発行前の最終チェック方法に欠陥がありました。

 対 応
  上記案件により、金銭的損失はもとより顧客の信用を損ねて
 しまったことは、すべて私の不注意によるものと反省し、ここに
 お詫び申し上げる次第です。今後は、カタログのデータ入力か
 ら編集、校正段階に至るまで一連のプロセスを再確認し新たな
 方法を考案し、同様の瑕疵が起こらない体制を確立いたします。

Point


●ただ謝罪するだけのものにせず、原因分析と方策検討を記載する書式とする。

●複数によるミスの場合は、代表者連名とする。



  送別会通知


                           平成○年○月○日
                           ○○部 ○山○男

          △田△美さんを送る会

  長年、経理部で活躍されてきた△田△美さんが、この度ご
 結婚を機に退職されることになりました。親睦会では、これま
 での感謝と今後のご活躍を祈念し、皆様のご参加を得て「送
 る会」を開催いたしたいと存じます。
  つきましては、下記フォームにご記入いただき○月○日まで
 に、○山までご提出いただきたくお願いいたします。

                   記

   1. 日 時   平成○年○月○日
   2. 場 所   □□屋(住所・TEL)
   3. 費 用   5,000円

  ********* キ リ ト リ *********

   参加・不参加
   氏名
  

Point


●催事等の場合、概要が決定したら速やかに通知を出す。

●イラスト等を使用しても良い。



  執筆依頼


                           平成○年○月○日
                           広報部 ○山○男


           原稿執筆のお願い

  平素より当広報部にご協力いただき深謝いたします。
  このたび社内報『ABC』において、「私の故郷」と題する新コー
 ナーを4月号より新連載する運びとなりました。
  つきましては、下記要領にて執筆いただきたく存じます。
  ご多用中恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げ
  ます。


                   記

 1. 内 容   故郷の思い出、懐かしい出来事等
 2. 分 量   600字
 3. 期 限   平成○年○月○日

 ※お問い合わせ等は、広報部までお願いいたします。

Point


●唐突な依頼は避け、事前に了解を得ておく。

●例文のようなケースでは、所属長に人選を依頼するのも良い。

●記事見本等がある場合は同送する。



  アンケート依頼


                         平成○年○月○日
                         商品開発部 ○山○男


           アンケートご回答のお願い

  平素より当商品開発部にご協力いただき深謝いたします。
  先般の役員会決定を受け、販売に先立ち新開発商品につい
 てアンケートを実施する運びとなりました。。
  つきましては、下記要領にてご回答いただきたく存じます。
  ご多用中恐縮ではございますが、ご協力のほどよろしくお願
 い申し上げます。

                   記

 1. 回  答   別紙、調査票にご記入ください
 2. 期  限   平成○年○月○日
 3. 回  収   期限までに回収に伺います
 3. その他   結果は、平成○年○月○日に公表

 ※お問い合わせ等は、商品開発部までお願いいたします。

Point


●調査項目を精査し、簡易な回答から必要な要素を抽出できる質問事項を考案する。

●集計の能率を考慮した形式とする。

●文例のように、結果公表や回収方法の簡便化等によって、回収率を上げる工夫をする。



  健康診断通知


                         平成○年○月○日
                         総務部 ○山○男


           健康診断実施のお知らせ

  平素より当総務部にご協力いただき深謝いたします。
  さて、下記要領で健康診断を実施することとなりましたの
 でお知らせいたします。
  なお、日時についてご都合が悪い場合には、総務部まで
 ご連絡いただきますようお願い申し上げます。
  ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

                   記

  1. 日  時   平成○年○月○日
  2. 場  所   保健健康センター
  3. その他   受診票持参のこと

  ・受付は9時から11時となっています。
  ・40歳以上の方は、胃部検査の対象となります。

Point


●規模が大きい企業の場合は、各部署の受診スケジュールを記載しておく。

●文例のように注意事項を明記し、速やかな受診がなされるよう配慮する。



  休職届


                         平成○年○月○日

  総務部長 ○山○男 殿


              休 職 届

  この度、病気治療のため休職いたしたくお願い申し上げます。


  1. 事  由   胃部手術及び療養
  2. 期  間   平成○年○月○日~○月○日
  3. 添  付   診断書
  4. 連絡先   □□総合病院  住所・電話
            自宅        住所・電話




              所 属
              役 職
              氏 名                  印

Point


●休職理由別に複数フォームを用意し、必要書類等を把握しておく。

●緊急連絡や報告必須事項等、休職者へ手渡す注意事項を記載した書類を準備しておくのも良い。


 

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