《ダイヤルする》

○電話番号を確認する。

○落ちついてダイヤルする

《相手がでる》

○相手が名のるのを注意して聞き、間違ってかからなかったか確認する。

《こちらを名のる》

○こちらの会社名や部署名を名のる。相手が聞き取りやすいよう、ハッキリと心もちゆっくり話す。

《挨拶する》

○「お早うございます」「大変お世話になっております」「毎度ありがとうございます」など、挨拶する。

《用件を話す》

○準備したメモを見ながら、要領よく要点を話す。

○複雑な用件は、順序よく簡潔に話し、終わりに要点を簡単に復唱すると、誤解を防止できる。

《名指し人を告げる》

○「恐れ入りますが、秘書課の山岸様をお願いいたします」と、話したい人を呼んでもらう。

○不在のときはどうするか判断して、適切な処理を頼む。「それでは伝言をお願いできますか」「戻られましたら、私どもまでご連絡下さるようお伝えねがいますか」もし折り返し電話してほしいと伝言してもらう時は、こちらの電話番号と都合のよい時間を忘れず告げる。

《終わりの挨拶》

○それではよろしくお願いいたします、本当に有り難うございました、誠に申し訳ございませんでした、今後ともよろしくお願いいたします、など、状況に合った挨拶をする。

○切る直前に「失礼いたします」と終わりの挨拶をする。

《電話を切る》

○原則としてかけた方が先に切る。

○相手が客や目上の場合は、先方が切ったのを確かめてから、静かに受話器を置く。

電話のかけ方のコツ

(1) かけるまえに充分な準備をする

用件を要領よく話すために、前もって要点を整理して、5W2Hの要領でメモしておく。メモは相手が留守などで話せなかった場合、再びかけるときの参考にできる。

また、ダイヤルする前に、以下の必要な情報を確認する。

?電話番号は正確か

?話したい人の会社名、所属、氏名の確認

特に所属がはっきりしていると、早く呼び出してもらうことができる

?この時間は、適切な時間帯か

?必要になりそうな資料は、手元に揃っているか

(2) 上役に代わって相手を呼び出す場合

前もって上役がすぐ出られるかどうか確かめてからダイヤルしなければならない。呼び出しておきながら、上役がすぐ出られず相手を待たせるのは大変失礼になる。相手が出てから、「○○に代わります」といって代わるようにする。

(3) 用件は簡潔に話す

ビジネス電話は1回3分を限度と考える。簡潔に話すよういつも心がける。直接用件と関係のない話題は、早めに切り上げるようにすること。

複雑な内容の時は、「念のため、もう一度繰り返させていただきますと、???」と、切る前に要点を簡単に復唱すると間違いを防ぐことができる。

(4) 留守番電話にも丁寧に答えること

かけた相手が留守で、留守番電話に録音する場合がある。その場合も、何時に、どんな用件でかけたか、を録音しておく。相手は何の用事でかけてきたのか気になるものである。再びこちらからかけるのか、先方からかけてほしいのかも伝えておく。

(5) 折り返し電話をしてほしいと頼むとき

名指し人が留守で、もどったら電話してほしいと伝言を頼む場合は、こちらの電話番号を忘れずにいう。相手が知っているとわかっていても、念のため伝えておけば、相手が調べる手間を省けて親切である。こちらの都合の悪い時間があれば「2時から3時までは会議で席を外しますが、その他は席におりますので、よろしくお伝えください」など伝えておく。

伝言を頼んだ人に感謝の言葉を添える。「お手数をおかけしますが、よろしくお伝え下さい。」

(6) 緊急の用件は、その旨を相手にはっきり知らせる

緊急に知らせたいのに、名指し人が電話に出られない状況の時は、電話に出た人にその旨を述べて対処を頼む。会議中でも知らせてもらいたい、出先に連絡取ってほしい、他に連絡方法はないか、など。取り次ぎを頼む相手に緊急事態であることをはっきり知らせてもらう。

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