（１）頭語と結語　それぞれの場合に応じて、次のような語が用いられる。

• 一般的な場合

• 丁重な場合

• 急ぎの場合

• 重ねて出す場合

• 略式の場合

• 返信の場合

（２）時候の挨拶　頭語のあと、一字分あけて（または行を改めて）時候の挨拶を書く。　

（３）安否の挨拶　（相手方・自分側）の例

• 皆々様（御一同様）にはいよいよ御清祥のこととお喜び申し上げます。（なお）私ども一同、おかげさまで無事消光しております故、他事ながら御安心ください。
• 先生にはますます御健勝にて御活躍の御様子、心からお喜び申し上げます。（なお）当方相変わらず元気に勤務しております。（自分側の安否は省略される場合も多い。）
• あなた様にはいかがお過ごしでいらっしゃいますか。

• 貴社ますます御隆盛の段、慶賀の至りに存じます。
• 貴所いよいよ御繁栄の趣、お喜び申し上げます。

（４）感謝の言葉の例

• 毎度格別の御厚情を頂き、厚く御礼申し上げます。
• 常々過分の御配慮を賜り、誠にありがとう存じます。
• 日ごろひとかたならぬ御指導御鞭撻（ごしどうごべんたつ）を賜り、謹んで御礼申し上げます。

（５）おわびの言葉の例

• 平素御無沙汰（ごぶさた）にうち過ぎ、心よりおわび申し上げます。
• いつも何かと御迷惑ばかりお掛けし、なんとも申し訳ございません。
• 早速御連絡すべきところ、御ご（お）返事が遅れまして誠に申し訳なく存じます。

　（補）その他、返信の手紙では「拝復　この度は御懇篤（ごこんとく）な御書面、ありがたく拝見いたしました」「拝復　昨日は御丁寧なお手紙、誠にありがとう存じました」、面識のない人に出す手紙では「謹啓　いまだ御面識を得ませんのに突然お手紙を差し上げます御無礼、御容赦のほどお願い申し上げます。当方、小さな出版社に勤めております鈴木一男と申します」などと、それぞれの場合に応じた表現にする。

（６）主文（用件）　行を改め、多く「さて」などの書き出しの言葉を用いる。

（７）終わりの挨拶の例

• 以上、取り急ぎの乱筆恐縮に存じますが、よろしく御判読のほどお願い申し上げます。（乱筆のおわび）
• 以上、悪文のためお分かりになりにくい点も多いことと存じますが、御容赦のほどお願い申し上げます。（悪文のおわび）
• 以上、勝手なお願いばかり申し上げてさぞ御迷惑とは存じますが、御寛容のほどお願い申し上げます。（迷惑を掛けたおわび）
• なお、今後とも御高配を賜りますよう、切にお願い申し上げます。（今後の愛顧を願う）
• なお、引き続き倍旧の御厚情（御協力・お力添え）を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。（上に同じ）
• 気候不順の折から、ますます御自愛専一のほどお念じ申し上げます。（健康・繁栄を祈る）
• 時節柄、一層御自愛御発展のほどお祈りいたします。（上に同じ）
• 末筆ながら、貴社の御隆盛をお祈り申し上げます。（上に同じ）
• 右、遅ればせながら御報告申し上げます。（要旨をまとめる言葉）

（８）結語　「（１）頭語と結語」を参照のこと。

（９）日付　手紙を書いた日、または投函予定日を書く。

（１０）差出人の署名　一般には姓と名を書く。「吉田生」などと書くこともある。

（１１）受取人の氏名に添える敬称

• 様　最も一般的なもの。目上・同輩・目下の別、男女の別なく用いられる。

　（補）受取人が連名になる場合は、次のように書く。

　（補）受取人が二人の場合、敬称はそれぞれに付ける。二人分あわせて大きく「様」と書くのは失礼である。

　（補）「吉田一郎先生様」は敬称が重複するので避けるべきである。

• 御中（おんちゅう）　（その中にいる人にあてるという意味で）会社・官庁・学校・団体などに対して用いる。「脇付（わきづ）け」と同様、受取先の会社名などの左下に書く。
• 各位　同文を多数の人にあてる場合、一々の個人名を省略し、「会員各位」などと用いる。

　（補）「各位」は「皆様方それぞれ」という意味。「各位様」「各位殿」は敬称が重複するので避けるべきである。

（１２）脇付け　受取人の氏名（様・殿つき）の左下に書き添えて、更に敬意を加える語。最近はあまり使われない。

• 侍史　目上に対して用いる、最も一般的なもの。「侍史」は貴人のそばに仕える書記のことで、直接本人に届けるのを遠慮して、その書記に取り次いでもらうという意味である。同種の語に、「執事」「台下」などがある。
• 机下　相手の机の下に差し出すという意味で、同輩などに対して用いる。同種の語に、「座下」「案下」などがある。
• 函丈（かんじょう）　師から一丈も離れて座るという意味で、先生（または目上）に対して用いる。
• 御前　その前に置くという意味で、ふつう女性が用いる。同種の語に、「御前に」「御許（おんもと）」「みもとに」「みまえに」などがある。

　（補）封筒の表書きに「親展」（受取人本人に開封してくださいという意味）と書く場合や、弔慰状などでは脇付けは添えない。

（１３）追伸　後付けの最後に、「追って…」「追伸…」「二伸…」などの形で更に書き加えることがある。

（１４）封字　封筒の裏側の、封をしたところに書く印を指す。