電話の受け方

電話の受け方のパターン

《電話に出る》

○ダイヤルは3回までに出ること。

3回以上鳴らしたときは、「お待たせしました」と述べる。

○周りの人と話が終わらないうちに受話器をとると、相手に話し声が聞こえてしまうので、注意する。

《自分を名のる》

○交換台を通して入った電話には、部署名、ときには自分の名前も名のって、電話をかけてきた相手に、正しくかかったか知らせる。

○ダイヤルイン(直通電話)で各部署につながる場合はまず会社名を述べる。

《挨拶する》

○朝なら「お早うございます」その他の時間帯には、「いつもお世話になっております」と、社を代表して挨拶する。

《用件を聞く》

○メモとペンを用意する。

○用件は5W2Hの要領で必ずメモする。

○必ず復唱して確認する。

《取り次ぐ》

○名指し人を告げられたら、電話を取り次ぐ。

○どこの誰からか、必ず伝える。

○名指し人が留守の時やすぐ出られない時は、親切に対処する。

《終わりの挨拶》

○確かに承りました、確かに申し伝えます、お電話有り難うございました、ご注文ありがとうございました、どうぞよろしくお願いいたします、など、用件に合ったふさわしい挨拶をする。

○切る直前に「失礼いたします」と終わりの挨拶をする。

《電話を切る》

○原則としてかけた方が先に切る。

○相手が客や目上の場合は、先方が切ったのを確かめてから、少し間を置いて静かに切る。