1 開催連絡は正しく伝えているか

2 配付資料は、わかりやすく簡潔か

3 資料の事前配布はよいか

4 課題ごとの時間配分は適切か

5 討議課題の討議角度を示しているか

6 決定に持ち込む課題の根回しは十分か

7 定刻前に全員そろっているか

8 開会の前置きは長すぎないか

9 前回の議事内容を確認しているか

10 わかりやすい議事の説明

11 全員が、十分理解したかの確認をしているか

12 司会者として意見を言いすぎていないか

13 ときどき要点をまとめて確認をしているか

14 会議の混乱をうまくさばいているか

15 まんべんなく発言させているか

16 会議のムードをこわす離席は多くないか

17 あなたは課題ごとに結論を要領よくまとめ、皆の確認を得ているか

18 討議打切りのタイミングはよいか

19 全体の時間調整はうまくやれているか

20 結論は実施に移せる形か

21 あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか

22 議事録を作成し、参加した人に配布しているか

会議参加者の心得

会議のレベルアップには、参加者の自覚、積極性が必要です。時間の励行はもちろんのこと、会議中のマナー、発言する場合の心得などについて、自己远悉颏筏皮撙蓼筏绀Α�\

1 意見を述べる場合

(1)全員に聞こえるように話し、リーダーに対してではなく、グループに向かって意見や考えを述べる。

(2)質問に対して的はずれな意見を述べない。

(3)呼んだり聞いたりした記憶の繰り返しではなく、十分に自分が理解していることを表現する。

(4)特別なケースを除いて、反対のための反対をしたり、他の者に同調するような意見は述べない。

(5)個人の人格を傷つけるようなことを言わないようにする。

(6)隣のメンバーとこそこそ話(side discussion)をしない。

(7)無理に我意を主張しない。

2 討議の場合の態度

(1)虚心坦懐であること。

(2)他人のアイデアを受け入れること。

(3)自由な表現をすること。ただし、意見を発表する場合、過激な言葉を用いないこと。自分の意見、他人の意見を熟慮すること。

(4)相互に信頼の上に立つこと。

(5)協力の精神をもち、寛容の態度を示すこと。

(6)熱心に参画すること。ただし、興奮しないこと。興奮して発表する見解には、往々偏見があることを知ること。

3 時間の励行

(1)開始時間に遅れないようにすること。開始時刻に遅れることは、すでに出席している者に、自己を主張していると誤解される危険がある。

(2)会議中は、時間を尊重し、他人と同様、自分の時間も空費しないこと。

(3)会議中はやむをえない所用のないかぎり、席をはずさないこと。

※「会議の主役はリーダーでなく、参加者自身である」

会議事前前準備チェックリスト

会議事前準備にあたっては、あらかじめ次のようなチェックリストを用意し、万全な態勢を整えておきましょう。

1.会議案内チェックリスト

□ 会議の目的、テーマ

□ 会議開催予定日時

□ 場所

□ 参加予定者(出欠は会議前日までに確認.原則として代理出席は認めない)

□ 資料の有無(資料がある場合は、事前に参加者に配布しておく)

□ 主催者連絡先(担当者名、TEL)

2.会場準備チェックリスト

□ OHP、マイクなどの設備は正常に動くか、調節はしてあるか

□ OHP、マイクはすぐ使用できるよう調節してあるか

□ �板はきれいになっているか\

□ チョークは3色以上よういされているか

□ 照明、空調のコントロール方法などはわかっているか

□ 照明、空調など、室内の環境は適当か

□ 机、いすは適切なものか

□ 座席は、参加予定人数よりも少し多く設けてあるか

□ テーブルのレイアウトは適切か

□ 受付場所は適当か

□ 参加者に会議者がわかるよう、看板、案内札などを準備したか

□ 配付資料やOHPシートは、そろっているか

□ 議事次第、進行予定表、参加者リストは、そろっているか

□ 主催者側の役割分担(議長、伝言係、設備コントロール係、資料配付係など)は、明確になっているか

□ 食事やお茶などの手配は、済ませているか

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