基本以外にも気をつけること

基础之外也要注意的事情

メールの基本マナー以外にも気をつけておきたいポイントを紹介。文字だけのコミュニケーションだからこそ、ちょっとした気づかいをすることで印象や評価がUP！

这里我们来介绍发送邮件的基本礼仪之外应该注意的问题。正因为这是只有文字的交流，只要能稍微用点心，给人的印象和对自己的评价也会上升！

①返信時の引用について

返事を出すときには「全文引用」と「部分引用」を状況に応じて使い分けよう。「全文引用」はやり取りの経緯がわかるので便利。ただ、やり取りを続けていくうちにメールがかなり長くなってしまうのが欠点だ。質問に答えるときやアポイントの日時など重要なことを確認するときには「部分引用」を用いながら書いていこう。1つのメールに対して1つの話題が鉄則。別の話題に移るときには、引用を続けず件名も変えて、新しいメールとして書きだすのがマナー。

①关于回信时的引用

回信时请根据不同情况来区分使用“全文引用”和“部分引用”。“全文引用”能厘清往来经过，很方便。不过，随着往来的继续，邮件也会越来越长，这是其缺点。要确认对问题的答复以及约定日期时间等重要事项时，回信时就使用“部分引用”。一封邮件对应一个话题这是铁则。要转移到别的话题时，要停止引用并改变主题，重写新邮件，这是礼仪。

②メール形式とは

メールには、文字だけの「テキスト形式」と、色や文字サイズを自由に変えられる「HTML形式」の2種類あるが、ビジネスメールでHTML形式は使わない方が無難。少なくとも相手からテキスト形式で送られたときには同じ形式で返信しよう。HTML形式非対応のメールソフトを使用していたり、ウイルス感染を防ぐためHTML形式の表示を禁止している企業もあるからだ。メールソフトによっては初期設定がHTML形式になっているので、一度設定を見直してみよう。

②关于邮件形式

邮件分为两种，一种是只有文字的“文本形式”，另一种是能随意改变颜色和字体的“网页形式”，商务文书不要使用网页形式，这样比较保险。至少对方以文本形式发送时，自己也用相同形式回信吧。而且有的公司使用的邮箱不支持网页形式，要么为了防止感染病毒而禁止显示网页形式等。有的邮箱初始设置默认网页形式，请重新设置一下。

③私用メールはOK？

会社から支給されたPCやメールアドレスは、あくまで仕事で使うためのもの。会社のアドレスを通して送受信されたメールの内容は、インターネットの接続履歴も含めて、すべて会社が管理し閲覧もできると考えておこう。特に社外とのやり取りに関しては、情報漏えい対策のため厳格にチェックされている場合が多い。私用メールが黙認されているからといって、仕事に関係のないメールを頻繁にやり取りしていたことで、ある日突然呼び出しがかかったという例も。

③私人邮件也OK？

公司配置的电脑和邮箱地址始终是为工作服务的。你心里要明白，通过公司地址收发邮件的内容，包括访问互联网历史在内，全都受公司管理，也能被看到。尤其是与公司外部的往来，为防止信息泄露，通常都会受到严格过滤。不能因为私人邮件被默许，就频繁收发与工作无关的邮件，说不定哪天就突然被叫出去谈话呢。

④メールと電話、どちらを使う？

メールは便利なツールだけど、やはり電話で直接話す方がよいシーンもある。相手がリアルタイムでメールを確認できるとは限らないので、急を要する用件の場合は電話で一報入れよう。また、初めての仕事の依頼やお詫び、謝罪などは、対面または電話で連絡するのが望ましい。特に大きなトラブルのときほどメールだけで対応を済ませると、相手は軽く見られたと思ってしまうことも。社内においても、遅刻や欠勤をメールで連絡するのは原則NG。無断欠勤だと判断されるので注意。

④邮件和电话，用哪个？

尽管邮件是方便的工具，不过直接打电话也有好的一面。因为对方也不一定就能及时看邮件，紧急事项请打电话通知一声吧。还有，委任的第一份工作、道歉和谢罪等最好还是当面或是电话联系。越是重大的纷争，如果只用邮件来解决的话，可能让对方觉得你看扁了他。公司内部也是，原则上像迟到或缺勤不能用邮件来联系。这样会被认为是无故缺勤，所以要注意。