書き方のポイント

①素直に陳謝する……明らかに当方の手落ちであったら「本当に申し訳ないことをした」という意識のもとに、素直に陳謝する。

②弁解がましい表現はしない……当方に直接的な過失がないケースでは、当方の事情を簡潔に述べ、弁解がましくならないように注意する。結果としての当方の責任を明らかにして、反省とお詫びに重点をおくとよい。

③事態の解決策を提示する……陳謝した後は、次にどういう処置を取るかなどについて解決策を明示する。必要により損害賠償などの措置を申し出る。「例」「不足分は別便でお送り申し上げました」

④再発防止策を述べる……再発防止策はできるだけ具体的に述べ、二度と同じミスをはかさないという誓いの表明をする。

书写要点

①坦率地致歉----若确实是己方的过失，则应在“做了一件是在抱歉的事”这一认识上，坦率地致歉。

②不做类似的辩解表达----在己方无直接过失的情况下，简述己方的实情，注意不要做任何辩解。将重点放在明确己方的责任、反省和道歉方面。

③提示解决事态的对策----致歉之后，阐明如何处理该时间的解决方法。若有必要，应提出赔偿损失等措施。例如：“短缺部分已另行寄出。”

④阐述防止再次发生的对策----尽量具体阐述防止再次发生的对策，要明确肯定地表示此类错误不会再犯第二次。